Le attuali normative consentono al datore di lavoro di leggere e controllare le email dei dipendenti, ma solo rispettando determinate condizioni

Il rispetto della privacy nel rapporto tra datore di lavoro e dipendente è stato da sempre oggetto di controversie risolte da pronunce e chiarimenti, con varie sfumature, da parte della magistratura. Non sempre la tutela della privacy consente al dipendente di adottare comportamenti che possono ledere l’interesse dell’azienda.

I chiarimenti forniti dal Garante della Privacy

Una delle questioni più dibattute negli ultimi anni, anche in relazione all’evoluzione della tecnologia e alla digitalizzazione della comunicazione e dell’interazione tra i soggetti, ha riguardato la possibilità da parte del datore di lavoro di leggere la posta elettronica del dipendente. La risposta è stata fornita con puntigliosità da parte del Garante della Privacy con due interventi datati 2017 e 2019, in cui ha cercato di chiarire i termini della questione circoscrivendo le possibilità da parte del datore di lavoro di accedere ai contenuti dei messaggi privati dei dipendenti.

In virtù di questi chiarimenti, le attuali normative consentono al datore di lavoro di leggere e controllare le email dei dipendenti, anche senza comunicazione preventiva o senza essere autorizzati dai sindacati, ma solo a due condizioni specifiche. La prima condizione è che i dipendenti vengano avvisati di questa possibilità, la seconda condizione è che il controllo dei messaggi avvenga sempre nelle forme e nelle modalità che lo stesso datore di lavoro ha stabilito.

In linea generale, il Garante della privacy impone che la casella di posta elettronica del dipendente licenziato debba essere disattivata tempestivamente. E’ anche vietato il controllo massivo delle comunicazioni e la conservazione delle email aziendali illimitata nel tempo. Al datore di lavoro viene concessa anche la facoltà di controllare la posta elettronica degli apprendisti, dei subordinati e dei tirocinanti, ma solo limitatamente alle caselle di posta elettronica aziendale e non quella privata.

La lettura della posta elettronica aziendale dovrà sempre essere mirata alla verifica del regolare svolgimento delle mansioni da parte del dipendente, evitando in ogni caso un controllo invasivo che eccede l’ambito aziendale. Per poter effettuare controlli della posta elettronica dei dipendenti, il datore di lavoro dovrà avere informato i lavoratori del corretto uso della posta aziendale, ammonendo gli stessi sulla possibilità di controlli a campione o calendarizzati. Dovranno essere rispettati altresì tutti gli accorgimenti inerenti la conservazione e il trattamento dei dati ricavabili dalle email.

Gli oneri che incombono sul datore di lavoro

Tutti i controlli che vengono effettuati in difformità con i principi di protezione dei dati, di correttezza, sono da ritenere illeciti e in aperta violazione del rispetto della privacy del dipendente e quindi passibili di denunce e sanzioni. In ogni caso il datore di lavoro, nell’accesso al contenuto della messaggistica del dipendente, dovrà rispettare la legittima aspettativa di riservatezza sulla corrispondenza da parte di dipendenti/collaboratori oltre che dei terzi, evitando controlli invasivi che possano in qualche modo esorbitare il necessario controllo dell’operato del dipendente e lo svolgimento della mansione a cui è preposto.